Software de gestión, la herramienta de trabajo imprescindible

Por Programación Integral, S.A.

En un mercado como el actual, las empresas deben organizar y utilizar toda la información de la que disponen si quieren ser competitivas. Disponer de información fiable, íntegra y oportuna, para lograr los objetivos estratégicos ya no es una opción, sino una obligación. El software de gestión es, por tanto, una herramienta necesaria para lograr el éxito empresarial, el tiempo de respuesta y de toma de decisiones tiende a ser cada vez menor y no hay posibilidad de margen de error.

Ya no hay duda de que disponer de una plataforma que haga una gestión de todos los datos de la empresa, en vez de tenerlos dispersos por la organización, y que los analice de forma rápida, basándose en informaciones actualizadas, es una exigencia para cualquier empresa independientemente del sector de actividad en el que opere y de su tamaño. Pero, tan importante como trabajar con un software de gestión, es elegir aquel que mejor responda a las necesidades de su negocio. Por ello es fundamental que tenga en cuenta las siguientes características a la hora de escoger la aplicación con la que trabajar:

1.- Solución a la medida del negocio, es decir, debe ser capaz de adaptarse a las necesidades particulares de cada empresa y dar respuesta así a los requisitos específicos de cada cliente.

2.- Que disponga de herramientas que hagan fácil su integración con otras aplicaciones específicas, o dispositivos, que sean necesarios para el negocio.

3.- Solución sencilla, fácil de utilizar y con una interfaz visual intuitiva para su máximo aprovechamiento.

4.- Capaz de evolucionar a la par que la empresa. Es importante que la aplicación de software ‘crezca’ a medida que cambian las necesidades del negocio, cambios en el sector o modificación de normativas.

5.- La empresa desarrolladora y sus distribuidores deben prestar cualquier tipo de servicio sobre la herramienta, desde formación, soporte, implantación o asesoramiento hasta desarrollos adicionales, de forma que cada negocio tenga una solución adaptada a sus necesidades y posibilidades.

El software de gestión profesional para instaladores debe alcanzar un control total en los procesos de la empresa: Presupuestos sobre coste o pvp., control de mediciones, seguimiento de obras y desviaciones sobre presupuestos, certificaciones a porcentaje y por posiciones, control de trabajos de operarios, gestión de avisos de reparaciones, inventario, gestión de abastecimientos, gestión financiera, contabilidad…

La gestión comercial utilizada debe interactuar con una aplicación que nos permita consultar las tarifas de precios y los catálogos de los principales fabricantes del sector, facilitando información detallada y siempre actualizada de cada referencia.

Últimamente estamos oyendo hablar del Software como Servicio, SaaS, el cual se basa en un modelo de acceso al software de gestión integral (ERP, CRM…) en régimen de alquiler, en lugar de compra, por un precio muy asequible. El proveedor del servicio es quien tiene hospedadas las aplicaciones en sus servidores accediendo los usuarios a las mismas a través de una conexión a internet, estando por tanto disponibles en cualquier momento y desde cualquier lugar, con total seguridad.

Mediante la tecnología SaaS, también denominada Cloud Computing, las empresas se suscriben al servicio y así evitan el pago de grandes costes iniciales para la implantación de nuevas soluciones de software y no deben preocuparse por las tareas de mantenimiento, ya que es el proveedor del servicio quien se responsabiliza de ello. Para pymes, autónomos o pequeñas oficinas remotas que carecen de la capacidad para gestionar sistemas complejos, la opción SaaS abre nuevas posibilidades para conseguir los beneficios asociados al uso de los últimos avances tecnológicos y ser más competitivos.

Cada empresa puede tener unas necesidades según los servicios que ofrezca, por ello puede ser interesante conocer que existen otras aplicaciones de software que nos pueden ayudar en la gestión diaria:

– Aplicaciones creadas para empresas que ofrecen servicios posventa para la puesta en servicio, reparación y mantenimiento de todo tipo de elementos y sistemas, y que deseen un elevado control de las tareas realizadas y pendientes de realizar.

– Software que aporte movilidad, que permita trabajar 100% en línea, mediante Wi-Fi, ADSL, GPRS, 3G… utilizando cualquier dispositivo capaz de conectar con escritorios remotos de Windows. Aportando soluciones a las necesidades de almacén, operarios,

comerciales y gerencia, permitiendo que los usuarios registren y accedan a la información que en cada momento necesiten en tiempo real, desde una aplicación con la misma interfaz y características que las versiones utilizadas desde estaciones de trabajo tipo PC.

– Herramientas que permitan la confección de esquemas y cumplimentar boletines de forma sencilla y ágil.

– Cuanto más crece el volumen de documentos que maneja una empresa más difícil es mantener la gestión, organizar y mantener correctamente los documentos de la empresa es una tarea clave que nos puede ahorrar muchísimo tiempo y dinero. Las herramientas de software de gestión documental permiten asegurar que la información y el conocimiento corporativo se comparten, todos los usuarios tienen acceso inmediato a la documentación, sin necesidad de desplazarse al archivo físico. Pueden realizarse copias de seguridad de los documentos digitales, así como remitir fácilmente cualquier documentación por correo electrónico. También puede adjuntarse automáticamente a la facturación electrónica (e-factura) los albaranes de venta firmados por el cliente en formato PDF.

– El avance de las tecnologías de la información ha convertido la información de las empresas en el elemento más importante y valioso, de modo que la perdida de ésta ocasionaría en muchos casos dificultades para continuar con el negocio. Un servicio de copias de seguridad a través de Internet garantiza la seguridad de sus datos críticos, de forma sencilla y económica, alojando los datos en equipos de alta disponibilidad, situados en Datacenters de altas prestaciones, aportando solución a problemas de pérdida de datos en el sistema informático derivados de catástrofes naturales, problemas de hardware, virus, troyanos, hackers, eliminación accidental de archivos…

A la hora de escoger las herramientas de gestión no olvide que deben adecuarse a las necesidades de su negocio, y que es importante el análisis no sólo las características de la aplicación que va a utilizar sino que debe valorar a la empresa proveedora, ya que el servicio postventa que ésta le ofrezca será crucial en la optimización de la solución que implante.

Más información en www.programacionintegral.es

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